▲ 신 항 철 공인노무사 / 삼정노무법인 대표

안녕하세요. 동 지면을 통해 건설 사업장의 노무관리 방안을 연재하고 있는 신항철 노무사입니다. 지난번에는 채용부터 퇴직까지 노무관리에 필요한 핵심관리방안 중 ‘연차유급휴가’를 부여하고 관리하는 방법을 소개해드렸고, 이번 지면에서는 ‘근로자명부 관리방법 및 근로계약 관련 서류 보존’에 대해서 말씀드리겠습니다.

A 현장 B 관리부장님에게 어느 날 전화 한 통이 걸려옵니다.

“고용노동부 ○○지청 근로감독관인데요.. 일주일 후에 현장 점검 나갈 예정이니 근로자 명부나 근로계약서, 임금대장, 휴가사용 기록 등 필요한 서류 일체를 과거 3년치까지 미리 준비해주시기 바랍니다.”

노동부 점검은 처음이라 당황한 B부장님.
근로자 명부라는 것은 무엇인지도 모르겠고, 다른 서류는 최근 서류밖에 없어 어떻게 대비해야 할지 난감해집니다.

1. 근로자 명부
근로기준법 제41조 내지 제42조에 따르면 각 사업장에서는 ‘근로자 명부’를 작성하고 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날로부터 3년간 보관해야 합니다. 단, 같은 법 시행령 제21조에 따라 사용기간이 30일 미만인 일용근로자에 대하여는 근로자 명부를 작성하지 않아도 됩니다.
이러한 근로자명부가 근로감독행정에도 기여할 수 있도록 근로기준법 시행령 제20조에서는 다음과 같은 사항들을 기재하도록 규정하고 있고, 이러한 기재사항이 변경된 경우에는 지체 없이 정정하여야 합니다.

[근로자 명부 기재사항]
① 근로자의 성명 ② 성별
③ 생년월일 ④ 주소
⑤ 이력 ⑥ 종사하는 업무의 종류
⑦ 고용 또는 고용갱신 연월일, 계약기간을 정한 경우에는 그 기간, 그 밖의 고용에 관한 사항
⑧ 해고, 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 연월일과 사유
⑨ 그 밖에 필요한 사항

각 사업장에서 흔히 사용하고 있는 인사기록카드에 위 사항이 모두 포함되어 있다면 그 명칭에 관계없이 근로자 명부를 작성한 것으로 볼 수 있습니다.
만일 사용자가 근로자 명부를 작성하지 않거나 변경된 내용을 정정하지 않는 경우 또는 3년간 보관하지 않은 경우에는 500만원 이하의 과태료를 부과(근로기준법 제116조 제1항 제2호)하도록 되어 있으므로 사업장에서는 평소 근로자 명부를 철저히 작성·관리해야 할 것입니다.

2. 기타 근로계약에 관한 중요한 서류 보존 의무
근기법 제42조 및 같은 법 시행령 제22조 제1항에 따르면 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존해야 하는데, 여기에는 ①근로계약서 ②임금대장 ③임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류 ④고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류 ⑤승급ㆍ감급에 관한 서류 ⑥휴가에 관한 서류 ⑦근기법 제53조 제3항, 제63조 제3호 및 제70조 제2항 단서에 따른 승인ㆍ인가에 관한 서류 ⑧근기법 제51조 제2항, 제52조, 제58조 제2항ㆍ3항 및 제59조에 따른 서면 합의 서류 ⑨근기법 제66조에 따른 연소자의 증명에 관한 서류가 포함됩니다.

여기서 보존기간 3년이란 각 서류별로 다음과 같은 날부터 시작하여 3년간을 의미합니다.
① 근로자명부에 있어서는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날
② 근로계약서에 있어서는 근로관계가 종료된 날
③ 임금대장에 있어서는 마지막으로 기입을 한 날
④ 고용ㆍ해고ㆍ퇴직서류는 근로자의 고용ㆍ해고ㆍ퇴직일
⑤ 승인ㆍ인가 서류는 승인ㆍ인가일
⑥ 서면합의 서류는 합의를 한 날
⑦ 연소자의 증명에 관한 서류에 있어서는 18세가 되는 날
⑧ 기타 서류에 있어서는 그 완결한 날
그렇다면 출력된 서면이 아니라 컴퓨터 파일 형태의 전자문서로 보존하는 것도 가능할까요? 고용노동부는 전자문서를 언제라도 출력하여 사용이 가능하다면 법 위반은 아니라고 해석하고 있습니다.

[관련 고용노동부 행정해석]
(근기68207-2666, 2002.08.08.)
근로기준법 제42조의 입법취지는 근로자의 권리관계 또는 근로관계에서 분쟁 발생시 사용자에게 근로계약에 관한 중요한 서류를 보존하도록 의무를 부여함으로써 근로기준법 위반 여부 판단의 근거를 확보하여 근로자의 권익을 보호하기 위한 것으로, 임금대장을 전자문서로 보존하고 필요시 언제라도 출력하여 사용이 가능하다면 근로기준법 제42조 위반으로 보기는 어렵다고 사료됨.
다만, 유지·보수에 따른 위험(해킹, 바이러스감염, 시스템 파손 등)은 사용자가 부담해야 하므로 해킹 등에 따라 보존되지 아니한 결과가 발생하는 경우에는 법 위반의 책임을 질 수도 있을 것임.

만일 사용자가 상기한 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하지 아니하면 500만원 이하의 과태료를 부과하도록 되어 있고(근로기준법 제116조 제1항 제2호), 임금 기타 근로관계 분쟁 발생 시 입증서류가 없어 곤란을 겪을 수 있으므로 평소 소실되지 않도록 철저히 관리해야 할 것입니다.